オフィスワークにおいて、デスク周りの整頓は作業効率だけでなく、社員のモチベーションや集中力にも大きく影響します。書類や文房具、サンプル品などが山積みの状態では、どこに何があるのかすぐにわからず、無駄な時間を費やしてしまいがちです。そこで注目したいのが「トランクルーム」を活用する整頓術です。トランクルームとは、荷物を保管しておけるレンタル収納スペースのことで、オフィススペースを有効に使いたい企業や個人事業主にとって心強い味方といえます。デスクや会議室に積み上がった書類やサンプル商品を必要なときだけ取り出せるように保管しておけば、職場の環境は格段に向上し、業務のスピードもアップするでしょう。
トランクルームを利用する際には、まずオフィス内で本当に必要な書類や備品を仕分けし、現時点で使わないものや使用頻度が低いものを優先的に預けるのがコツです。例えば、年に数回しか使わない販促物や季節限定のノベルティ類、一定期間保存が義務付けられているが普段は閲覧しない帳簿や資料などが挙げられます。これらをデスクやオフィスの棚に常に置いておくと、場所を取るだけでなく、目当ての書類を探す際にも邪魔になりがちです。トランクルームに預けておけば、普段目にするものが減るため整理が進み、オフィス全体をすっきりと保てます。さらに、セキュリティや空調などがしっかりしているトランクルームを選べば、大切な書類や高価な備品も安心して預けられます。最近では24時間出し入れ可能な施設も多いので、急な来客やイベントの準備で「すぐに荷物が欲しい」といった状況でも柔軟に対応できるでしょう。
オフィスにおける整頓やレイアウトの見直しは、生産性向上だけでなく企業イメージの向上にもつながります。顧客を迎える応接スペースやカジュアルミーティングスペースなどが広々と使えるようになれば、社内コミュニケーションも活性化し、来訪者にも好印象を与えられるでしょう。また、オフィスの移転や増床などを検討する際は、事前に不要な荷物をトランクルームへ移しておくことで、必要なオフィスサイズが明確になります。移転コストの削減や、社員の満足度アップにも貢献できると期待できるのです。トランクルームは一般家庭や引越しのイメージが強いかもしれませんが、ビジネス用途でも幅広く活用できる優れたサービスです。一方でオフィス用不動産を探す場合は、オフィス賃貸ポータルサイトのOFFICE NOWのような専門サイトがあるため、トランクルームとは別の観点から賃料や立地を比較検討するのがおすすめです。両者を上手に使い分ければ、限りあるオフィス空間を最大限に活用できるでしょう。必要な荷物だけを手元に置き、普段使わないものは安全なトランクルームに預ける。そのシンプルな流れを定着させるだけで、オフィスワークは驚くほど快適になります。